Setelah menulis tentang produktivitas dan organisasi selama lebih dari setahun, saya lebih memahami bahwa sebagian besar nasihat yang Anda dapatkan tentang bekerja lebih efisien meminta Anda menjadwalkan hari Anda dengan hati-hati, merencanakan jenis dan jumlah tugas yang tepat. akan melakukannya, dan tekun sampai pada titik mendekati militansi—secara harafiah. Saya juga tahu lebih baik daripada siapa pun tentang apa yang berhasil bagi saya, secara pribadi—dan biasanya hal itu tampaknya tidak terlalu teliti.
Ya, perencanaan dan penjadwalan yang cermat berhasil bagi banyak orang, dan berguna dalam berbagai situasi, namun tidak ada teknik produktivitas yang efektif secara universal. Jika rute yang rumit tidak berhasil untuk Anda atau Anda merasa kewalahan dengan banyaknya item dalam daftar tugas Anda, ada metode yang jauh lebih sederhana, lugas, dan mudah untuk dicoba. Ini adalah pendekatan “satu lagi”, dan ini adalah salah satu peretasan produktivitas favorit saya karena ini bekerja dengan sangat baik dalam berbagai situasi.
Apa yang dimaksud dengan pendekatan “satu lagi”?
Saya meminjam nama “satu lagi” dari poster Reddit yang menyebut teknik ini seperti itu, meskipun saya sudah melakukannya sendiri tanpa menyebutkan namanya. Dalam video tersebut, pembuatnya menjelaskan bagaimana mereka lebih suka memecah tugas menjadi bagian-bagian kecil, lalu terus menantang diri mereka sendiri untuk melakukan “satu lagi” tugas kecil sebelum berhenti.
Contoh video yang digunakan adalah berurusan dengan email: Ketika Anda memiliki banyak pesan yang harus disortir dan ditanggapi, hal ini bisa jadi hal yang menakutkan. Jika Anda menggunakan teknik klasik untuk menjadwalkan waktu ke dalam kalender Anda hanya untuk menangani semuanya, Anda akan dihadapkan pada kenyataan pahit bahwa ada lusinan korespondensi yang memerlukan perhatian Anda. Hal ini melemahkan semangat, dan bahkan mungkin menyebabkan Anda menunda-nunda, sehingga memperburuk keadaan dalam jangka panjang. Namun jika, alih-alih menetapkan waktu atau jumlah, Anda langsung bekerja dan memaksakan diri untuk menangani email “satu lagi” dalam satu waktu, Anda akan merasa termotivasi setiap kali Anda mencoret satu email dari daftar. Jika Anda merasa cukup berenergi untuk melanjutkan, Anda hanya perlu melakukan “satu lagi”.
Banyak sekali contoh di mana hal ini akan efektif. Saat saya mendiskusikan konsep tersebut dengan rekan-rekan saya pagi ini, Editor Kesehatan Senior Lifehacker Beth Skwarecki mencatat bahwa dia melakukan hal serupa di gym: Dia bertanya pada dirinya sendiri, “Bolehkah saya melakukan satu repetisi lagi?” atau “Bolehkah aku melakukannya satu menit lagi?” dan itu membuatnya terus bergerak. Dan sebenarnya, gym adalah tempat saya paling sering menggunakan strategi ini: Sungguh luar biasa menyadari bahwa Anda memiliki waktu tersisa 17 menit untuk melakukan treadmill, atau tersisa delapan repetisi untuk beban berat, jadi jangan berpikir sejauh itu. Bisakah kamu melakukan satu lagi? Dan apakah Anda masih dapat melakukan satu kali lagi setelah itu? Dan setelah itu?
Mengapa “satu lagi” merupakan strategi produktivitas yang efektif
Semua tugas besar sebenarnya terdiri dari tugas-tugas kecil dan, jika dilakukan secara individual, tugas-tugas kecil tersebut tidak terlalu menakutkan. Menulis esai 10 halaman memang melelahkan, tetapi tidak terlalu buruk untuk memikirkannya satu paragraf dalam satu waktu. Setiap kali Anda menyelesaikan salah satu bagian kecil, Anda merasa senang telah melakukannya. Anda mendapatkan dorongan kepercayaan diri, dan Anda siap melakukannya lagi.
Pendekatan ini paling cocok untuk tugas-tugas yang tidak terlalu mendesak, jadi gunakan sistem seperti matriks Eisenhower untuk mengetahui pekerjaan mana dalam daftar tugas Anda yang dapat diselesaikan dengan cara ini.
Meskipun demikian, meskipun Anda dapat menggunakan “satu lagi” untuk tugas yang hanya dilakukan sekali saja, ini juga dapat berfungsi saat Anda memecah pekerjaan kompleks menjadi beberapa komponen yang lebih kecil. Bahkan ketika Anda sedang mengerjakan sesuatu yang lebih besar, Anda akan merasakan sedikit rasa pencapaian, dan memperkuat perasaan bahwa Anda sedang mengerjakan tugas yang lebih besar. Terutama jika itu adalah sesuatu yang sebenarnya tidak ingin Anda lakukan—seperti berolahraga atau bersih-bersih—berpikir kecil dengan cara ini dapat mencegah Anda kelelahan. Jika suatu proyek membuat Anda kewalahan, bagilah menjadi komponen-komponen terkecil dan lakukan satu saja, tanpa mengkhawatirkan berapa banyak waktu yang Anda miliki. Lanjutkan dengan satu lagi sampai Anda kehabisan waktu atau menyelesaikan pekerjaan.
Sebagai pendukung pendekatan ini, saya perhatikan bahwa meskipun rasanya menyenangkan untuk menyelesaikan tugas-tugas kecil tersebut secara bertahap, Anda akan akhirnya sampai pada titik ketika jawaban “bisakah saya melakukan satu lagi?” adalah “tidak.” Jika itu terjadi, izinkan diri Anda untuk berhenti sejenak. Tujuannya adalah untuk meningkatkan motivasi dan kepercayaan diri Anda, bukan melemahkan semangat Anda, jadi jangan menyalahkan diri sendiri jika Anda tidak dapat melewati semuanya tanpa istirahat.
Saat saya di gym, saya bisa melakukan “satu menit lagi” dengan elips sampai saya tidak bisa, dan itu tidak masalah. Beristirahat adalah hal yang mendasar untuk menjaga produktivitas, jadi biarkanlah jawaban yang jujur, “Bolehkah saya melakukan satu hal lagi?” sebenarnya membimbing Anda.