Kami mungkin memperoleh komisi dari tautan di halaman ini.
Apa pun jenis sasaran produktivitas yang Anda miliki dan teknik apa yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikannya, Anda mungkin tetap memulai dengan daftar tugas. Belajar merumuskan daftar tugas yang solid adalah langkah awal yang penting untuk menjadi produktif, karena Anda memerlukannya untuk melanjutkan ke tahap perencanaan lainnya, seperti menggunakan matriks Eisenhower untuk memprioritaskan tugas atau Kanban untuk mengaturnyaCobalah gunakan aturan 1-3-5 untuk beberapa saat dan lihat bagaimana sistem daftar tugas ini bekerja untuk Anda.
Apa aturan produktivitas 1-3-5?
Aturan 1-3-5 mengakui bahwa dalam sehari, Anda tidak punya waktu untuk mengerjakan semuanya. Yang Anda punya waktu adalah satu tugas besar, tiga tugas sedang, dan lima tugas kecil.
Tugas-tugas ini bisa saling terkait atau terpisah. Misalnya, tugas besar mungkin adalah pergi menemui penasihat keuangan Anda, yang tidak terkait dengan tiga tugas menengah Anda: berbelanja kebutuhan pokok, mempersiapkan rapat di kantor, dan membeli hadiah untuk ulang tahun teman. Tugas-tugas kecil bisa berupa apa saja, mulai dari menjawab email hingga menata pakaian Anda untuk minggu ini, tergantung pada apa yang Anda anggap besar, sedang, dan kecil, tetapi biasanya tugas-tugas tersebut memerlukan lebih sedikit pemikiran, sumber daya, dan waktu.
Jika digunakan dengan cara lain, aturan ini juga dapat diterapkan pada tugas-tugas besar dan melibatkan pengelompokan tugas-tugas tersebut ke dalam kelompok-kelompok yang lebih kecil. Misalnya, Anda sedang merencanakan liburan. Aturan 1-3-5 dapat membantu Anda membagi semua hal yang perlu Anda lakukan. Tugas besar dapat berupa pemesanan tiket pesawat dan akomodasi hotel. Tiga tugas sedang dapat berupa mendapatkan tiket untuk apa pun yang akan Anda lakukan saat berada di tempat tujuan, berbelanja apa yang akan Anda butuhkan, dan mendapatkan pengasuh hewan peliharaan. Tugas-tugas kecil dapat berupa apa saja, mulai dari membuat OOO hingga mengirimkan rencana perjalanan melalui email kepada mitra perjalanan Anda.
Cara menggunakan aturan 1-3-5 untuk menjadi produktif
Mulailah setiap hari dengan curahan pikiran, tuliskan setiap hal yang harus Anda lakukan untuk hari itu tanpa urutan apa pun selain seberapa cepat Anda mengingatnya. Anda akan memprioritaskannya nanti. Setelah semuanya ditulis di kertas, catat apa pun yang tepat waktu. Di sinilah pengetahuan tentang matriks Eisenhower ituyang membantu Anda memprioritaskan tanggung jawab berdasarkan urgensi dan kepentingan, akan berguna. Dari kelompok tersebut, identifikasi satu tugas besar, tiga tugas sedang, dan lima tugas kecil. Itulah daftar tugas Anda untuk hari itu. Jika Anda kesulitan dengan apa yang mungkin “besar” atau “kecil,” pikirkan tentang apa yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing. Email yang hanya membutuhkan beberapa detik tidak memerlukan banyak waktu, jadi bisa jadi kecil. Membersihkan dapur bisa menjadi “sedang” atau “besar” tergantung pada seberapa banyak yang perlu dibersihkan, berapa banyak produk dan sumber daya yang Anda butuhkan, dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan. Sebuah proyek yang jatuh tempo dalam dua minggu bisa menjadi “sedang,” tetapi jika proyek yang sama jatuh tempo besokurgensi membuatnya menjadi “besar.” Ini adalah klasifikasi subjektif berdasarkan alokasi sumber daya Anda sendiri.
Mengakui sejak awal bahwa Anda tidak dapat dan tidak akan menyelesaikan semuanya dalam satu hari akan membantu Anda tetap fokus pada apa yang dapat dan akan Anda lakukan, daripada merasa stres memikirkan sisa uang yang Anda tabung untuk esok hari. Akan sangat membantu jika Anda melihat semuanya tertulis atau tergambar secara visual, jadi cobalah menggunakan agenda fisik, seperti ini:
Selanjutnya, blokir waktu di kalender Anda untuk setiap tugas, baik Anda melakukannya di agenda tersebut atau di kalender digital. Gunakan pemblokiran waktuatau teknik memberikan setiap hal yang perlu Anda lakukan dalam sehari waktu yang ditentukan di kalender Anda, dan pertimbangkan untuk memberi diri Anda sedikit waktu lebih sedikit daripada yang Anda pikir Anda butuhkan untuk semuanya, mengalahkan hukum parkinsonyang merupakan gagasan bahwa Anda akan membuang-buang waktu jika Anda memberi diri Anda terlalu lama untuk melakukan sesuatu. Setelah Anda menyusun jadwal harian Anda, mulailah dengan tugas besar itu. Dikenal sebagai “memakan katak,” pendekatan mengerjakan tugas besar terlebih dahulu akan memberikan Anda rasa pencapaian setelah menyelesaikannya, mendorong Anda maju ke tugas-tugas berukuran sedang dan kecil. Ditambah lagi, masuk akal bahwa tanggung jawab utama akan menyita banyak waktu dan sumber daya, jadi menyelesaikannya terlebih dahulu akan memastikan Anda memiliki waktu dan sumber daya yang dibutuhkan.
Terakhir, bersikaplah fleksibel. Tugas atau kewajiban yang tidak terduga muncul setiap saat dan mungkin tidak mudah dikategorikan ke dalam kotak 1-3-5. Anda mungkin juga tidak menyelesaikan salah satu tugas Anda untuk hari itu. Tujuannya di sini bukanlah untuk menyalahkan diri sendiri atau bersikap sangat ketat. Melainkan, untuk membantu Anda merasa tidak terlalu kewalahan dengan banyaknya hal yang perlu Anda lakukan, memprioritaskannya, dan menyelesaikan banyak hal setiap hari. Jika ada sesuatu yang tidak terselesaikan, pastikan untuk memasukkannya kembali ke dalam daftar keesokan harinya dan teruskan.